يعد إعداد الرد خارج المكتب في Microsoft Outlook أحد أبسط الطرق التي يمكن للشخص من خلالها إبقاء الزملاء والعملاء والشركاء على اطلاع أثناء الغياب. سواء كان شخص ما يغادر لقضاء إجازة، أو يحضر مؤتمرًا، أو يأخذ إجازة مرضية، أو يعمل مع وصول محدود إلى البريد الإلكتروني، فإن الرد التلقائي يساعد في إدارة التوقعات ويمنع الارتباك. يقدم Outlook أدوات مضمنة لإنشاء هذه الردود عبر إصدارات سطح المكتب والويب والهاتف المحمول.
تلدر: يقوم الرد خارج المكتب في Outlook تلقائيًا بإعلام المرسلين بأن الشخص غير متاح ويوضح متى يتوقعون الرد. يمكن تعيين هذه الميزة في Outlook لنظام التشغيل Windows، وOutlook على الويب، وOutlook لنظام التشغيل Mac، وتطبيق الأجهزة المحمولة. يجب أن تتضمن الرسالة الواضحة تواريخ الغياب وتوقعات الاستجابة وجهة اتصال بديلة إذا لزم الأمر. بمجرد عودة الشخص، يجب إيقاف الرد التلقائي ما لم تتم جدولة تاريخ انتهاء.
ما هو الرد خارج المكتب في Outlook؟
ان الرد خارج المكتب، ويسمى أيضًا الرد التلقائي، هي رسالة بريد إلكتروني يرسلها Outlook تلقائيًا عندما يتلقى شخص ما بريدًا إلكترونيًا خلال فترة محددة. يتم استخدامه بشكل شائع عندما يكون الشخص بعيدًا عن العمل أو غير قادر على الاستجابة بسرعة.
الغرض من الرد ليس فقط القول بأن المستلم غير متوفر. توفر الرسالة الجيدة خارج المكتب أيضًا معلومات مفيدة، مثل تاريخ العودة، وما إذا كان سيتم مراقبة رسائل البريد الإلكتروني، ومن يجب الاتصال به في الأمور العاجلة. وهذا يجعل التواصل أكثر سلاسة ويساعد على تجنب رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة المتكررة.
في Microsoft Outlook، تعد الردود التلقائية ملائمة بشكل خاص لأنه يمكن جدولتها مسبقًا. على سبيل المثال، يمكن للموظف تعيين الرد ليبدأ الساعة 5:00 مساءً يوم الجمعة ويتوقف عند الساعة 9:00 صباحًا يوم الاثنين التالي، دون الحاجة إلى تذكر تمكينه أو تعطيله يدويًا.
متى يجب استخدام الرد خارج المكتب؟
يعد الرد خارج المكتب مفيدًا في العديد من المواقف المهنية. ولا يقتصر الأمر على الإجازات. في أي وقت قد يتأخر فيه الشخص في الرد على رسائل البريد الإلكتروني، يمكن أن يساعد الرد التلقائي في الحفاظ على تنظيم الاتصالات.
- الإجازة أو الإجازة الشخصية: تُعلم الرسالة المرسلين بأن المستلم بعيد ومتى سيعود.
- سفر الأعمال: يمكن أن يوضح الرد أن أوقات الاستجابة قد تكون أبطأ من المعتاد.
- الإجازة الطبية أو الإجازة العائلية: توفر الرسالة تحديثًا احترافيًا دون مشاركة الكثير من التفاصيل الشخصية.
- المؤتمرات أو التدريب: يمكن للرد توجيه الأمور العاجلة إلى عضو آخر في الفريق.
- الوصول المحدود إلى البريد الإلكتروني: ربما لا يزال المستلم يعمل ولكنه غير قادر على مراقبة البريد الإلكتروني باستمرار.
كيفية تعيين رد خارج المكتب في Outlook لنظام التشغيل Windows
بالنسبة للعديد من العاملين في المكاتب، يعد Outlook for Windows هو برنامج البريد الإلكتروني الرئيسي. من السهل عادة العثور على ميزة الرد التلقائي، خاصة لحسابات Microsoft 365 أو Exchange أو Outlook.com.
- يجب فتح Outlook على جهاز الكمبيوتر الذي يعمل بنظام Windows.
- يجب على الشخص أن يختار ملف في الزاوية العلوية اليسرى.
- ضمن معلومات الحساب، يجب عليهم الاختيار الردود التلقائية.
- في مربع الحوار، يجب عليهم الاختيار إرسال ردود تلقائية.
- إذا رغبت في ذلك، يجب على الشخص التحقق أرسل فقط خلال هذا النطاق الزمني.
- يجب إدخال تاريخ ووقت البدء والانتهاء.
- يجب كتابة الرسالة في داخل مؤسستي فاتورة غير مدفوعة.
- إذا كانت هناك حاجة إلى ردود خارجية، فيجب على الشخص تحديد خارج مؤسستي علامة التبويب وأدخل رسالة منفصلة.
- وأخيراً، عليهم أن يختاروا نعم لحفظ الإعدادات.
من المهم التمييز بين الرسائل الداخلية والخارجية. يذهب الرد الداخلي إلى الأشخاص داخل نفس المؤسسة، بينما يذهب الرد الخارجي إلى المرسلين من خارج الشركة. يمكن أن تكون الرسالة الداخلية عادةً أكثر تفصيلاً، بينما يجب أن تكون الرسالة الخارجية أكثر رسمية وحذرًا.
كيفية تعيين رد خارج المكتب في Outlook على الويب
يتوفر Outlook على الويب من خلال مستعرض ويستخدمه مستخدمو Microsoft 365 بشكل شائع. تختلف الخطوات قليلاً عن إصدار سطح المكتب، ولكن تتوفر نفس خيارات الرد التلقائي.
- يجب على الشخص تسجيل الدخول إلى Outlook على الويب.
- يجب عليهم اختيار إعدادات الرمز، الذي يظهر عادةً على شكل ترس في الزاوية العلوية اليمنى.
- يجب عليهم أن يختاروا بريد، ثم حدد الردود التلقائية.
- الخيار قم بتشغيل الردود التلقائية ينبغي تمكين.
- إذا كان يجب تشغيل الرد خلال تواريخ معينة فقط، فيجب على الشخص تحديد وقت البدء والانتهاء.
- يجب إدخال رسالة الرد التلقائي في مربع النص.
- إذا كان ذلك متاحًا، فيجب مراجعة خيارات إرسال الردود خارج المؤسسة.
- يجب على الشخص أن يختار يحفظ لتطبيق التغييرات.
يعد Outlook على الويب خيارًا جيدًا عندما لا يتمكن الشخص من الوصول إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بالعمل. وطالما يمكنهم تسجيل الدخول بشكل آمن، يمكن تحديث الرد التلقائي من أي مكان تقريبًا.
كيفية تعيين رد خارج المكتب في Outlook لنظام التشغيل Mac
يتضمن Outlook for Mac أيضًا ردودًا تلقائية للحسابات المدعومة. قد يختلف التخطيط الدقيق وفقًا لإصدار Outlook المستخدم، ولكن العملية برمتها متشابهة.
- ينبغي فتح Outlook على جهاز Mac.
- يجب على الشخص أن يختار أدوات من شريط القائمة.
- يجب عليهم أن يختاروا الردود التلقائية.
- يجب تفعيل خيار إرسال الردود التلقائية.
- يمكن تحديد فترة زمنية إذا كان يجب أن يبدأ الرد ويتوقف تلقائيًا.
- يجب أن تكون الرسالة الداخلية مكتوبة لزملاء العمل أو الأشخاص داخل المنظمة.
- إذا لزم الأمر، يجب إنشاء رسالة خارجية للأشخاص خارج المؤسسة.
- يجب حفظ الإعدادات قبل إغلاق النافذة.
إذا لم يظهر خيار الرد التلقائي، فقد لا يدعم حساب البريد الإلكتروني الميزة مباشرة من خلال Outlook. في هذه الحالة، قد يحتاج الشخص إلى استخدام Outlook على الويب أو الاتصال بفريق دعم تكنولوجيا المعلومات في المؤسسة.
كيفية تعيين رد خارج المكتب في تطبيق Outlook Mobile
يعد تطبيق Outlook للأجهزة المحمولة مفيدًا عندما يحتاج الشخص إلى تعيين رسالة خارج المكتب أو تغييرها أثناء تواجده بعيدًا عن المكتب. تم تصميم العملية للوصول السريع من خلال إعدادات الحساب.
- يجب فتح تطبيق Outlook على الهاتف أو الجهاز اللوحي.
- ينبغي تحديد رمز الملف الشخصي أو رمز القائمة.
- يجب النقر على أيقونة الإعدادات.
- يجب تحديد حساب البريد الإلكتروني المطلوب.
- يجب على الشخص أن يختار الردود التلقائية.
- يجب تفعيل الردود التلقائية.
- يجب إدخال الرسالة والجدول الزمني في حالة توفر الجدولة.
- يجب حفظ الإعدادات أو تأكيدها.
نظرًا لأن تخطيطات الأجهزة المحمولة يمكن أن تختلف حسب الجهاز وإصدار التطبيق، فقد لا تظهر التسميات دائمًا بنفس الطريقة تمامًا. ومع ذلك، عادةً ما يتم العثور على خيار الرد التلقائي ضمن إعدادات الحساب الفردي.
ما يجب تضمينه في رسالة خارج المكتب في Outlook
يجب أن تكون الرسالة المهنية خارج المكتب مختصرة وواضحة ومفيدة. ولا يحتاج إلى شرح كل تفاصيل الغياب. في كثير من الحالات، تكون أفضل الرسائل بسيطة ومباشرة.
تتضمن الرسالة القوية عادةً ما يلي:
- تحية: الافتتاح المهذب يجعل الرد يبدو احترافيًا.
- فترة الغياب : يجب أن يعرف المرسل عندما يكون المستلم غير متاح.
- وقت الاستجابة المتوقع: يجب أن توضح الرسالة ما إذا كان سيتم الرد على رسائل البريد الإلكتروني بعد العودة.
- جهة اتصال بديلة: بالنسبة للأمور العاجلة، يمكن إدراج صندوق بريد شخص آخر أو فريق آخر.
- الختام: يساعد الشكر القصير في الحفاظ على نبرة مهذبة.
على سبيل المثال، قد تقول رسالة داخلية عامة:
شكرا لك على الرسالة. المستلم خارج المكتب حاليًا من الاثنين 10 يونيو حتى الجمعة 14 يونيو وسيرد بعد عودته يوم الاثنين 17 يونيو. بالنسبة للأمور العاجلة، يرجى الاتصال بماريا لوبيز على [email protected].
قد تكون الرسالة الخارجية أكثر رسمية وأقل تفصيلاً:
شكرا لك على البريد الإلكتروني. المستلم خارج المكتب حاليًا وسيقوم بالرد في أقرب وقت ممكن بعد عودته. للحصول على مساعدة عاجلة، يرجى الاتصال بفريق الدعم على [email protected].
الردود التلقائية الداخلية والخارجية
يسمح Outlook غالبًا بردود تلقائية منفصلة للأشخاص داخل المؤسسة وخارجها. وهذا مفيد لأن الجماهير المختلفة قد تحتاج إلى معلومات مختلفة.
ان الرد الداخلي قد تتضمن تفاصيل المشروع أو جهات الاتصال الاحتياطية أو أسماء الأقسام أو تعليمات لزملاء العمل. ونظرًا لأن هؤلاء المستلمين ينتمون إلى نفس المؤسسة، فقد تكون الرسالة أكثر تحديدًا.
ان الرد الخارجي ينبغي أن تكون عادة أكثر محدودية. وينبغي تجنب التفاصيل الحساسة، مثل خطط السفر الدقيقة أو مشكلات المشروع الداخلية أو المعلومات الشخصية. غالبًا ما تكون الرسالة المختصرة مع تاريخ العودة وخيار الاتصال العام هي الأفضل.
أفضل الممارسات للردود الاحترافية خارج المكتب
على الرغم من أن الردود خارج المكتب بسيطة، إلا أن الأخطاء الصغيرة يمكن أن تجعلها أقل فعالية. يجب على الشخص مراجعة الرسالة بعناية قبل تشغيلها.
- اجعلها موجزة: يجب أن تكون الرسالة سهلة القراءة في بضع ثوان.
- استخدم لهجة احترافية: قد لا تكون الفكاهة مناسبة لكل مكان عمل أو جمهور.
- تجنب الإفراط في المشاركة: التفاصيل الشخصية عادة ما تكون غير ضرورية.
- تضمين تواريخ دقيقة: يمكن أن تؤدي التواريخ غير الصحيحة إلى حدوث ارتباك.
- توفير جهة اتصال احتياطية موثوقة: يجب أن يعلم الشخص المدرج أنه قد يتلقى استفسارات.
- تحديد تاريخ الانتهاء: ويمنع هذا الرد من الاستمرار بعد عودة الشخص.
- اختبار الصياغة: يجب أن تكون الرسالة واضحة لكل من المرسلين الداخليين والخارجيين.
المشاكل الشائعة وكيفية إصلاحها
في بعض الأحيان، قد لا يرى الشخص خيار الردود التلقائية في Outlook. يعتمد هذا غالبًا على نوع حساب البريد الإلكتروني. عادةً ما تدعم حسابات Microsoft Exchange وMicrosoft 365 وOutlook.com الردود التلقائية مباشرةً. قد لا تقوم بعض حسابات POP أو IMAP بذلك.
إذا كان الخيار مفقودًا، فيمكن للشخص تجربة ما يلي:
- تحقق مما إذا كان الحساب متصلاً بـ Microsoft 365 أو Exchange.
- استخدم Outlook على الويب للبحث عن إعدادات الرد التلقائي.
- قم بتحديث تطبيق Outlook إلى الإصدار الأحدث.
- اتصل بمسؤول تكنولوجيا المعلومات للحصول على مساعدة بشأن أذونات الحساب.
- قم بإنشاء رد يستند إلى القواعد في حالة عدم توفر الردود التلقائية.
يمكن للرد المستند إلى القواعد إرسال استجابة قالبية عند وصول الرسائل. ومع ذلك، يعتبر هذا الأسلوب أكثر تعقيدًا وقد يتطلب أن يظل Outlook مفتوحًا، اعتمادًا على نوع الحساب وتكوينه. بالنسبة لمعظم المستخدمين، تعد ميزة الرد التلقائي المضمنة هي الطريقة المفضلة.
كيفية إيقاف الرد خارج المكتب
إذا لم يتم تحديد تاريخ انتهاء، فيجب على الشخص إيقاف الرد التلقائي يدويًا بعد العودة. في Outlook لنظام التشغيل Windows، يتم ذلك عن طريق الانتقال إلى ملف، اختيار الردود التلقائية، واختيار لا ترسل ردود تلقائية. في Outlook على الويب، يجب على الشخص العودة إلى إعدادات، يفتح الردود التلقائية، وقم بإيقاف تشغيل الميزة.
عندما تكون الجدولة متاحة، عادةً ما يكون تحديد تاريخ الانتهاء هو الخيار الأكثر أمانًا. يمنع إرسال الرسائل القديمة بعد أيام أو أسابيع من انتهاء الغياب.
الأفكار النهائية
يعد الرد خارج المكتب في Outlook ميزة صغيرة يمكن أن تُحدث فرقًا كبيرًا في التواصل المهني. فهو يساعد المرسلين على فهم سبب تأخير الاستجابة ويمنحهم مسارًا واضحًا للمشكلات العاجلة. من خلال تحديد تواريخ دقيقة، وكتابة رسالة موجزة، واختيار الردود الداخلية والخارجية الصحيحة، يمكن للشخص الحفاظ على الاحتراف حتى عندما يكون بعيدًا عن البريد الإلكتروني.
التعليمات
هل يمكن جدولة الرد خارج المكتب في Outlook؟
نعم. يسمح Outlook بجدولة الردود التلقائية مع وقت البدء والانتهاء للعديد من حسابات Microsoft 365 وExchange وOutlook.com.
لماذا يختفي خيار الردود التلقائية في Outlook؟
قد يكون هذا الخيار مفقودًا إذا كان حساب البريد الإلكتروني لا يدعم الردود التلقائية المستندة إلى الخادم. يعد هذا أمرًا شائعًا مع بعض حسابات POP أو IMAP. قد يساعد Outlook على الويب أو مسؤول تكنولوجيا المعلومات في تأكيد الخيارات المتاحة.
هل يمكن إرسال رسائل مختلفة إلى زملاء العمل والمرسلين الخارجيين؟
نعم. يوفر Outlook غالبًا علامات تبويب أو إعدادات منفصلة للردود المرسلة داخل المنظمة و خارج المنظمة.
هل يجب أن تتضمن رسالة خارج المكتب رقم هاتف؟
يمكن ذلك، ولكن فقط إذا كان ذلك مناسبًا. تفضل العديد من المؤسسات إدراج عنوان بريد إلكتروني احتياطي أو صندوق بريد للفريق بدلاً من رقم هاتف مباشر.
هل يرسل Outlook ردًا تلقائيًا على كل بريد إلكتروني؟
يرسل Outlook عادةً ردًا تلقائيًا واحدًا لكل مرسل أثناء الفترة الممكّنة، بدلاً من الرد بشكل متكرر على كل رسالة من نفس المرسل.
هل يمكن تعيين الرد خارج المكتب من الهاتف؟
نعم. يتضمن تطبيق Outlook للأجهزة المحمولة إعدادات الرد التلقائي للحسابات المدعومة، مما يسمح لأي شخص بتشغيل الردود أو إيقاف تشغيلها أثناء تواجده بعيدًا عن جهاز الكمبيوتر.
