يشبه برنامج بوابة الموظف مكتب الاستقبال الرقمي لفريقك. فهو يساعد الأشخاص في العثور على إجابات وطلب إجازة وقراءة أخبار الشركة وتحديث التفاصيل الشخصية والتحدث إلى الموارد البشرية دون إرسال 14 رسالة بريد إلكتروني. جميل، أليس كذلك؟

تلدر: يوفر برنامج بوابة الموظف للعاملين مكانًا واحدًا لمهام الموارد البشرية وتحديثات الشركة والمستندات وأدوات الخدمة الذاتية. يعتمد النظام الأساسي الأفضل على حجم شركتك وميزانيتك والمبلغ الذي تريد أتمتته. يوم العمل, بامبوHR, UKG برو, القوى العاملة في ADP الآن, مايكروسوفت فيفا, زوهو الناس, شخصية، و امتد هي اختيارات قوية. اختر ما يجعل الحياة أسهل لكل من الموارد البشرية والموظفين.

ما هو برنامج بوابة الموظف؟

يعد برنامج بوابة الموظف مركزًا خاصًا عبر الإنترنت لموظفيك. فكر في الأمر على أنه قاعدة المنزل للحياة العملية.

يمكن للموظفين استخدامه من أجل:

• التحقق من كشوف المرتبات.
• طلب أيام الإجازة.
• قراءة أخبار الشركة.
• تحديث تفاصيل الاتصال.
• ابحث عن السياسات والكتيبات.
• أكمل مهام الإعداد.
• اطرح أسئلة تتعلق بالموارد البشرية.

بالنسبة لفرق الموارد البشرية، فإنه يوفر الوقت. الكثير من الوقت. بدلاً من الإجابة على نفس السؤال مراراً وتكراراً، يمكن للموارد البشرية وضع الإجابات في البوابة. يحصل الموظفون على المساعدة بشكل أسرع. يتلقى قسم الموارد البشرية عددًا أقل من رسائل “الأسئلة السريعة”. الجميع يفوز.

لماذا تحتاج الشركات إلى بوابة الموظف

العمل يتحرك بسرعة. يعمل الأشخاص من المكاتب والمنازل والمقاهي والقطارات، وأحيانًا طاولات المطبخ مع وجود قطة على لوحة المفاتيح.

بوابة الموظف الجيدة تبقي الجميع على اتصال.

كما أنه يساعد في:

• تواصل أفضل: من السهل العثور على الأخبار والتحديثات.
• أعمال إدارية أقل: يمكن للموظفين التعامل مع المهام البسيطة بأنفسهم.
• تأهيل أسرع: يعرف الموظفون الجدد ما يجب عليهم فعله بعد ذلك.
• ثقافة أقوى: يشعر الناس بأنهم مشمولون ومستنيرون.
• بيانات أكثر نظافة: يمكن للموظفين تحديث المعلومات الخاصة بهم.

الآن، دعونا نلقي نظرة على 8 من أفضل المنصات.

1. يوم العمل

الأفضل لـ: الشركات الكبيرة والمؤسسات المتنامية.

Workday هو اسم كبير في برامج الموارد البشرية. فهو يتعامل مع الموارد البشرية، وكشوف المرتبات، والتمويل، وإدارة المواهب، والمزيد. تتيح بوابة الموظفين الخاصة بها للعمال إمكانية الوصول إلى الأدوات الأساسية في مكان واحد.

يمكن للموظفين عرض الأجور وطلب الإجازة وإدارة المزايا وإكمال التدريب. يمكن للمديرين الموافقة على الطلبات وتتبع بيانات الفريق.

لماذا تبرز: يوم العمل قوي. إنه يعمل بشكل جيد للشركات ذات الاحتياجات المعقدة. إذا كان قسم الموارد البشرية لديك يحتوي على العديد من الأجزاء المتحركة، فيمكن أن يساعدك تطبيق Workday في جلب النظام إلى الفوضى.

ضع في اعتبارك: يمكن أن تكون مكلفة. قد يستغرق الأمر أيضًا بعض الوقت للإعداد.

2. بامبو إتش آر

الأفضل لـ: الشركات الصغيرة والمتوسطة.

BambooHR ودود وبسيط وسهل الاستخدام. يبدو الأمر وكأنه آلة عملاقة ولكنه يشبه إلى حد كبير مساعدًا مفيدًا.

يمكن للموظفين تحديث ملفاتهم الشخصية وطلب إجازة وتوقيع المستندات وعرض معلومات الشركة. يمكن لفرق الموارد البشرية إدارة التوظيف والتأهيل والأداء والسجلات.

لماذا تبرز: تشتهر شركة BambooHR بالتصميم النظيف. يمكن للناس أن يتعلموا ذلك بسرعة. وهذا مهم لأن البرنامج لا يحتاج إلى خريطة الكنز.

ضع في اعتبارك: قد تحتاج بعض الميزات العالمية وكشوف المرتبات المتقدمة إلى وظائف إضافية أو أدوات أخرى.

3. UKG برو

الأفضل لـ: الشركات التي تحتاج إلى إدارة الموارد البشرية والرواتب والقوى العاملة.

تم تصميم UKG Pro لعمليات الأشخاص. فهو يجمع بين أدوات الموارد البشرية وكشوف المرتبات وتتبع الوقت والجدولة وإشراك الموظفين.

تتيح البوابة للعاملين الوصول إلى تفاصيل الدفع والجداول الزمنية والمزايا ومستندات الموارد البشرية. كما أنه يدعم الاستطلاعات والتعليقات، والتي يمكن أن تساعد القادة على فهم ما يشعر به الموظفون.

لماذا تبرز: يعد UKG Pro قويًا بالنسبة للفرق الكبيرة التي تضم عمالًا بالساعة أو عمال نوبات أو قوى عاملة مختلطة.

ضع في اعتبارك: إنه يحتوي على العديد من الميزات، لذا قد يستغرق الإعداد والتدريب جهدًا.

4. القوى العاملة في ADP الآن

الأفضل لـ: فرق الموارد البشرية التي تركز على الرواتب.

تعد ADP Workforce Now منصة شائعة لكشوف المرتبات والمزايا وتتبع الوقت وإدارة الموارد البشرية. تعرف العديد من الشركات بالفعل ADP لكشوف المرتبات. تعتمد بوابة الموظفين الخاصة بها على هذه القوة.

يمكن للموظفين عرض النماذج الضريبية والتحقق من سجل الدفع وإدارة المزايا وتتبع الوقت. يمكن لفرق الموارد البشرية التعامل مع الامتثال وإعداد التقارير وسجلات الموظفين.

لماذا تبرز: ADP قوي في كشوف المرتبات والامتثال. وهذا مفيد جدًا عندما تصبح القواعد فوضوية.

ضع في اعتبارك: يمكن أن تبدو الواجهة تقليدية بعض الشيء مقارنة بالأدوات الأحدث.

5. مايكروسوفت فيفا

الأفضل لـ: الشركات التي تستخدم Microsoft 365 بالفعل.

Microsoft Viva ليس نظامًا تقليديًا للموارد البشرية. إنها أكثر من مجرد منصة لتجربة الموظف. إنه يعمل داخل Microsoft Teams وMicrosoft 365.

تساعد Viva في التواصل والتعلم ومشاركة المعرفة والأهداف وإشراك الموظفين. ويمكنه جلب أخبار الشركة ومواردها وأفكارها إلى الأدوات التي يستخدمها الأشخاص بالفعل كل يوم.

لماذا تبرز: إذا كان فريقك يعيش في Teams، فإن Viva تشعر بأنها طبيعية. لا ينبغي لأحد أن يفتح تطبيقًا آخر ويقول: “ما هي كلمة المرور الخاصة بي مرة أخرى؟”

ضع في اعتبارك: قد لا تزال بحاجة إلى نظام معلومات الموارد البشرية منفصل لكشوف المرتبات ومهام الموارد البشرية الأساسية.

6. زوهو بيبول

الأفضل لـ: فرق مهتمة بالميزانية والشركات المتنامية.

يتسم Zoho People بالمرونة وبأسعار معقولة. فهو يوفر الخدمة الذاتية للموظفين، وإدارة الإجازات، وتتبع الحضور، والتأهيل، وأدوات الأداء، وسير عمل الموارد البشرية.

يمكن للموظفين إرسال الطلبات والتحقق من أرصدة الإجازات وتحديث الملفات الشخصية والوصول إلى المستندات. يمكن للموارد البشرية إنشاء نماذج مخصصة وأتمتة الخطوات الروتينية.

لماذا تبرز: يقدم Zoho People الكثير من القيمة مقابل السعر. كما أنه يتصل أيضًا بتطبيقات Zoho الأخرى، وهو أمر مفيد إذا كانت شركتك تستخدمها بالفعل.

ضع في اعتبارك: قد تبدو الواجهة أقل مصقولًا من بعض الأنظمة الأساسية المتميزة.

7. شخصية

الأفضل لـ: الشركات الأوروبية الصغيرة والمتوسطة.

Personio عبارة عن منصة متكاملة للموارد البشرية. ويغطي التوظيف والتأهيل ودعم الرواتب والإجازات والأداء وسجلات الموظفين.

بوابة الموظف بسيطة. يمكن للموظفين إدارة البيانات الشخصية وطلب الغياب وتحميل المستندات والعثور على معلومات الموارد البشرية. يمكن للمديرين الموافقة على المهام وتتبع تفاصيل الفريق.

لماذا تبرز: تحظى شخصية Personio بشعبية كبيرة في أوروبا. وهو يدعم العديد من احتياجات الموارد البشرية للشركات التي تريد نظامًا مركزيًا واحدًا.

ضع في اعتبارك: وقد لا يكون هذا هو الخيار الأمثل لكل منطقة أو مؤسسة عالمية كبيرة.

8. امتد

الأفضل لـ: الشركات التي تريد الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات في مكان واحد.

تموج مختلف. فهو يجمع بين الموارد البشرية وكشوف المرتبات والمزايا والأجهزة والتطبيقات وإدارة الهوية. وهذا يعني أنه عندما ينضم شخص ما أو يغادر، يمكن أن تتم مهام الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات معًا.

على سبيل المثال، يمكن إضافة موظف جديد إلى كشوف المرتبات، وإعطائه حق الوصول إلى التطبيق، وتعيين سير عمل الكمبيوتر المحمول من نظام واحد. سحر؟ ليس تماما. لكنه يشعر بأنه قريب.

لماذا تبرز: يعد التموج أمرًا رائعًا للأتمتة. إنه مفيد بشكل خاص لشركات التكنولوجيا والفرق سريعة النمو.

ضع في اعتبارك: مع العديد من الميزات، يمكن أن تنمو الأسعار كلما قمت بإضافة المزيد من الوحدات.

كيفية اختيار المنصة المناسبة

لا تختر البرامج لمجرد أنها تحتوي على أزرار لامعة. الأزرار اللامعة ممتعة. لكن فريقك يحتاج إلى أدوات مفيدة.

اطرح هذه الأسئلة أولاً:

• ما هو حجم شركتك؟ بعض الأدوات أفضل للفرق الصغيرة. البعض الآخر مبني للعمالقة.
• ما الذي يحتاجه الموظفون أكثر؟ الوصول إلى الرواتب؟ إجازة؟ أخبار؟ تمرين؟
• ما مدى سهولة استخدامه؟ إذا كان الأمر مربكًا، فسيتجنبه الناس.
• هل يتصل بأدواتك الحالية؟ التكامل يمكن أن ينقذ الصداع.
• ما هي ميزانيتك؟ قم بتضمين تكاليف الإعداد والوظائف الإضافية والدعم.
• هل يمكن أن ينمو معك؟ قد يكون تبديل الأنظمة لاحقًا مؤلمًا.

الميزات الرئيسية للبحث عنها

يجب أن تتضمن بوابة الموظف القوية ما يلي:

• الخدمة الذاتية للموظف للحصول على التفاصيل الشخصية والإجازات والمستندات.
• تخزين مستندات الموارد البشرية للسياسات والنماذج والكتيبات.
• أخبار الشركة حتى لا تختفي التحديثات في صناديق البريد الإلكتروني.
• الوصول عبر الهاتف المحمول للأشخاص أثناء التنقل.
• أدوات الإعداد للترحيب بالموظفين الجدد بسلاسة.
• الضوابط الأمنية لحماية المعلومات الخاصة.
• إعداد التقارير حتى يتمكن قسم الموارد البشرية من اكتشاف الاتجاهات والمشاكل.

الأفكار النهائية

يجب أن يجعل برنامج بوابة الموظف العمل أسهل. ليس بصوت أعلى. ليس أبطأ. ليس أكثر إرباكا.

توفر المنصة المناسبة للموظفين إجابات سريعة. فهو يساعد الموارد البشرية على البقاء منظمة. إنها تحافظ على التواصل واضحًا. كما أنه يجعل المهام اليومية أقل إزعاجًا، وهو أمر جميل دائمًا.

إذا كنت شركة كبيرة، انظر يوم العمل, UKG برو، أو القوى العاملة في ADP الآن. إذا كنتم فريقًا أصغر، حاولوا بامبوHR, زوهو الناس، أو شخصية. إذا كان التواصل هو هدفك الرئيسي، مايكروسوفت فيفا قد يلمع. إذا كنت تريد أتمتة الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات، امتد يستحق نظرة فاحصة.

اختر الأداة التي سيستخدمها موظفوك بالفعل. هذا هو السر الحقيقي. تكون البوابة فعالة فقط عندما يفتحها الموظفون ويعجبون بها ويفكرون، “أوه جيد، كان هذا سهلا.”