يمكن أن يؤدي قضاء بعض الوقت بعيدًا عن أجهزتك الإلكترونية العديدة إلى توفير عملية إعادة ضبط مطلوبة بشدة. لكن في بعض الأحيان قد تكون العودة أسوأ من عدم الحصول على هذه الراحة على الإطلاق. على وجه الخصوص، أنا أتحدث عن البريد الوارد الخاص بك.
لأننا لنواجه الأمر: إذا عدت إلى مكتبك لتجد صندوق بريد واردًا مرتبًا لا يثير أي مستوى من الذعر، فلن تقرأ هذا الآن. أنت هنا لأنه سواء لاحظت تراكم الرسائل أم لا، فإن صندوق الوارد الخاص بك يبدو الآن وكأنه شيء من نسخة رقمية من المكتنزون: دفنوا أحياء.
لحسن الحظ، هناك طريقة للخروج من صندوق البريد الوارد المكتظ، ويمكنك القيام بذلك قبل نهاية اليوم. يوضح Jen Dziura الطريق إلى التنوير عبر البريد الإلكتروني على GetBullish.com، حيث تكون الخطوة الأولى هي… حسنًا، الغش.
قبل أن تبدأ في إرسال بريد إلكتروني، قم بتعيين مؤقت
اقرأ أكثر
وكتبت أن الخطوة الأولى للوصول إلى البريد الوارد صفر هي وضع جميع رسائل البريد الإلكتروني القديمة وغير المقروءة في مجلد يسمى “To Be Processed”. ثم تتجاهلهم. ما مضى قد مضى، ومن يريد منك شيئا سيتابع حسب الحاجة. إذا كنت تشعر بالذنب بالفعل، توقف عن ذلك. هذا علم أبيض مؤقت. سوف تقوم بعمل أفضل في المرة القادمة.
بمجرد الانتهاء من تخصيص بريدك الوارد لأسابيع قليلة معقولة (أو أقل، إذا كنت تشعر بالشجاعة) من الرسائل غير المقروءة، قم بحذف الرسائل غير المرغوب فيها، وإلغاء الاشتراك في قوائم البريد الإلكتروني الترويجية، وأرشفة الرسائل العالقة من الأصدقاء. هل حصلت على مجموعة من الرسائل من رئيسك أو زميلك؟ يقول دزيورا أن تقوم بتدوين بعض الملاحظات حول المواضيع الرئيسية، ثم تطلب عقد اجتماع للتواصل مع ذلك الشخص. دون ملاحظات. تكتب: “ثم أرشفة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم، وقم بالأشياء الموجودة على المفكرة”.
قم بتنظيم صندوق بريد Gmail الخاص بك بسرعة عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن
اقرأ أكثر
إليك الجزء الأكثر أهمية: لقد حان الوقت للقيام بجميع المهام المتبقية التي تتطلبها استعلامات البريد الوارد المتبقية. وتشير إلى أنه “بالنسبة لمعظم الناس، يعد البريد الوارد الممتلئ عبارة عن قائمة مهام سيئة التنظيم للغاية ومليئة بالمشاعر السيئة”. لذلك عليك أن تأخذ صندوق الوارد الخاص بك وأن تضع قائمة مهام فعلية.
باستخدام مستند أو جدول بيانات عبر الإنترنت، يقول دزيورا أنه عليك إعداد قائمة بكل رسالة بريد إلكتروني تحتاج إلى الرد عليها أو التصرف بناءً عليها، مع بدء كل منها بفعل:
“مارك سميدكوف” ليست مهمة. يبدأ “الرد على مارك سميدكوف” بفعل أفضل، ولكنه ليس محددًا للغاية. ما الذي عليك فعله للرد؟ نحن نبحث عن شيء مثل “أخبر مارك سميدكوف لا لمشروعه” أو “أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى مارك سميدكوف عن الضرائب القديمة لعام 2016″، وفي هذه الحالة ربما ستحتاج إلى إضافة مهمة أخرى: “ابحث عن الضرائب القديمة لعام 2016.
انقل أي معلومات تحتاجها لإكمال المهمة إلى جدول البيانات أو المستند، وقم بتضمين رابط إلى البريد الإلكتروني المحدد إذا كنت في Gmail أو صندوق بريد وارد آخر على الويب، ثم أرشفة كل بريد إلكتروني.
إذا كنت تميل إلى القيام بالمهام في وقت واحد فقط، مع الالتزام بفلسفة “المس كل شيء مرة واحدة”، فامنع نفسك من الغوص في الأمر. “لا بأس تمامًا في القيام بالمهام على الرغم من أنها قد تستغرق وقتًا أطول من مجرد الرد”. تكتب: “لأنك مرهق عاطفيًا”. إذا استغرق الأمر كل هذا الوقت للرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، فما هو اليوم الإضافي؟
إن إجبار نفسك على إنشاء قائمة المهام يذكرك بأن صندوق الوارد الخاص بك ليس قائمة مهام فعلية. إنه المكان الذي يتم فيه وضع مهام الآخرين في مساحة المراسلة الشخصية الخاصة بك. من خلال إنشاء قائمة مهام حقيقية، يمكنك استعادة السيطرة على تلك المساحة وتمنح نفسك حرية الضغط على “حذف” (أو “أرشيف” أو “بريد عشوائي” أو أي شيء آخر) على كل شيء آخر.
