ربما تعلم بالفعل أنني أؤيد تجميع المهام الإدارية مثل البريد الإلكتروني. ما لم يكن لديك نوع الوظيفة التي تكون مهمتك الأساسية فيها هي البقاء على اطلاع على البريد الوارد، فهناك الكثير من المزايا لوضع الحدود عند النظر إلى بريدك الإلكتروني وعندما تبقي التطبيق مغلقًا وإيقاف تشغيل الإشعارات.
(الميزة الأكبر، بالطبع، هي أنه يمكنك استخدام الوقت الذي لا تقوم فيه بمراجعة البريد الإلكتروني لإنجاز بقية عملك.)
كيف تكون أفضل في البريد الإلكتروني في عام 2020
اقرأ أكثر
ومع ذلك، على الرغم من أنني قمت بتخصيص أوقات محددة خلال اليوم لمعالجة البريد الإلكتروني، إلا أنني ما زلت أجد نفسي أتحقق بسرعة من صندوق الوارد الخاص بي بين المشاريع والمهام الأخرى. أنا جيد في إبقاء البريد الإلكتروني مغلقًا عندما أحتاج إلى كتابة مقال؛ أنا أقل مهارة في إبقاء البريد الإلكتروني مغلقًا عندما أنتهي من مقالتي ولدي ثلاث دقائق قبل أن أحتاج إلى إجراء مكالمة جماعية.
مما يعني – وأنت تعرف بالضبط كيف تسير الأمور، لأنني أراهن أنك كنت هناك – انتهى بي الأمر بالاتصال بالمكالمة متأخرًا لمدة دقيقة أو دقيقتين (أو في الوقت المحدد، ولكن مشتتًا) لأن شيئًا ما في صندوق الوارد الخاص بي لفت انتباهي وجذب انتباهي. بعيدًا عما كان من المفترض أن أفعله بالفعل.
لكن هذا الصباح، عندما كنت أقوم بمعالجة المشاركات التي تم جمعها بين عشية وضحاها في حسابي تغذية، قرأت ل ليتهب مقال بقلم فيكتوريا تورك الآداب الرقمية والتوازن بين العمل والحياة.
تركي، مؤلف اقتل الرد على الجميع: دليل حديث لآداب السلوك عبر الإنترنت، من وسائل التواصل الاجتماعي إلى العمل إلى الحب, يقدم حلاً بسيطًا لمشكلة البريد الإلكتروني، بالإضافة إلى مشكلة الرد والرد على جميع أنظمة المراسلة الأخرى التي نتحمل مسؤولية التحقق منها بشكل منتظم:
أحد المبادئ الأساسية في الحفاظ على Inbox Zero، على سبيل المثال، هو أنه يجب عليك فقط التحقق من صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك عندما يكون لديك وقت فعلي للقيام بشيء ما بمحتوياته. إن توسيع هذا ليشمل المراسلة الفورية بحيث لا تتحقق من WhatsApp أو iMessage إلا عندما تتاح لك فرصة للرد، يمكن أن يساعد في تجنب خطيئة الآداب الرقمية الجسيمة المتمثلة في ترك صديق “قيد القراءة”. وقد يريحك أيضًا من الشعور بالذنب.
تحقق من البريد الإلكتروني فقط عندما يكون لديك الوقت للرد. يعد هذا الاختلاف في فكرة “التحقق من الدُفعة” – إذا كان بإمكانك الالتزام بها – طريقة ممتازة لمساعدتك في تحديد أولويات عملك خارج البريد الوارد وصناديق البريد الوارد المتنوعة الخاصة بك.
بالإضافة إلى ذلك، فهو يعمل بشكل جيد مع المراسلة ووسائل التواصل الاجتماعي وما إلى ذلك.
لماذا يجب عليك التعامل مع بريدك الإلكتروني مثل أي موجز آخر لوسائل التواصل الاجتماعي
اقرأ أكثر
سأتناول بسرعة الاستثناءات الواضحة لهذه القاعدة: يحتاج البعض منا إلى الاستعداد للرد بسرعة على رسالة من المشرف أو أحد أفراد الأسرة أو المدرسة. هناك أيضًا مواقف قد لا يتمكن فيها زملاء العمل (أو زملاء العمل) من المضي قدمًا في شيء ما حتى يسمعوا منك، ولا أعتقد أن تورك أو أنا نقترح عليك البقاء بعيدًا عن صناديق البريد الوارد الخاصة بك لمدة، مثل غالبية اليوم.
ولكن من المفيد أن تسأل نفسك، قبل النقر على بريدك الإلكتروني أو تصفح قنوات التواصل الاجتماعي، ما إذا كان لديك الوقت والمساحة للرد على أي شيء تجده هناك.
وإذا وجدت نفسك في موقف تحتاج فيه رسالة بريد إلكتروني أو رسالة إلى رد ليس لديك الوقت الكافي لإنشاءه، يقترح تورك إرسال ملاحظة سريعة لإعلام الطرف الآخر أنك شاهدت الرسالة وسوف تقوم بالرد قريبًا .
بعد ذلك، يمكنك إغلاق البريد الوارد الخاص بك والعودة إلى العمل أو الحياة، حسب الحالة.
إذا كنت مشغولاً جدًا بحيث لا يمكنك إرسال الرد الآن، فأخبر مستلم البريد الإلكتروني بالموعد الذي يمكنه أن يتوقع الرد فيه
اقرأ أكثر
