عند الخوض في جميع رسائل البريد الإلكتروني التي لا نهاية لها، ورسائل Slack، والإشعارات الأخرى، فمن السهل أن تصاب بالإرهاق. عندما يحدث ذلك، فمن الأفضل أن يكون لديك استراتيجية قيد التنفيذ. هناك عدة طرق مختلفة للتعامل معها، ولكن عليك أن تجد الطريقة التي تناسبك – وتقنية “OHIO” هي إحدى الطرق التي يمكنك تجربتها إذا كنت بحاجة إلى استراتيجية إضافية. ادفع لتكون حاسمًا وسريعًا. ومع ذلك، فهو يأتي مع قيود.
ما هي طريقة OHIO لإدارة البريد الوارد؟
OHIO هو اختصار لعبارة “تعامل معها مرة واحدة فقط”. يقول المؤيدون إنها تساعدك على تجنب التباطؤ والتأخير والتردد غير الضروري، لأنها تتطلب منك التعامل مع أي مهمة أو بريد إلكتروني أو رسالة أو مهمة مرة واحدة فقط.
قم بتطبيقه على ما تعمل عليه على نطاق واسع من خلال تقييم البريد الوارد بالكامل أو قائمة المهام أو مجموعة المهام الأخرى في وقت واحد. حدد أولويات المهام حسب الأهمية باستخدام نظام مثل مصفوفة أيزنهاور أو طريقة ABC. (إذا لم يكن عبء العمل معقدًا للغاية، فلا تتردد في تحديد أولوياته بسرعة بنفسك دون استخدام نظام متطور.) ثم اتخذ إجراءً فوريًا بشأن كل منها، بدءًا من الأعلى. إما أن تحذفهم، أو تفوضهم، أو تفعل ما يقولون، أو تؤجلهم باستخدام طريقة 4D.
طريقة OHIO ورسائل البريد الإلكتروني
تعمل طريقة OHIO بشكل رائع مع رسائل البريد الإلكتروني أيضًا، ولكنها قد تؤدي إلى إضاعة الوقت إذا لم تكن حذرًا. يعد التعامل مع كل بريد إلكتروني مرة واحدة فقط طريقة قوية لعدم قضاء الكثير من الوقت فيه، ولكن عليك التخطيط لما ستفعله. وإلا، فقد ينتهي بك الأمر إلى النقر على كل بريد إلكتروني جديد يصلك ومحاولة إدارته في الوقت الفعلي.
يعد تحديد أولويات رسائل البريد الإلكتروني أصعب من تحديد قائمة المهام، لذلك قد تجد صعوبة في تحديد القائمة التي يجب عليك الانتقال إليها أولاً. بدلاً من تطبيق طريقة OHIO في كل لحظة، خصص وقتًا كل صباح وبعد الظهر لمراجعة رسائلك، وبالطبع التعامل معها مرة واحدة فقط. جرب نصف ساعة في بداية يوم عملك، ونصف ساعة بعد الغداء، و15 دقيقة قبل انتهاء العمل. إذا قمت ببناء نهجك على الوقت المحدد، بدلاً من قائمة الأولويات، فستظل قادرًا على فتح كل رسالة والتعامل معها، ولكن لن تكون غارقًا في الاضطرار إلى القيام بذلك في كل مرة تحصل فيها على تنبيه جديد.
