عندما تريد أن تكون أكثر إنتاجية، يجب عليك أن تنظر إلى شخص لديه إنتاجية منخفضة. تجري المدونات المالية دائمًا مقابلات مع الرؤساء التنفيذيين المعاصرين حول عادات عملهم، لكن تلك ليست ملهمة؛ إنهم يزعمون دائمًا أن التأمل وعدم الرد على رسائل البريد الإلكتروني هما مفتاح النجاح، وهو أمر غير مفيد حقًا للشخص العادي الذي ليس لديه الوقت أو الموارد للتأمل أو ترف المساعد لفتح رسائل البريد الإلكتروني التي لم يتم الرد عليها. للحصول على إلهام حقيقي، قد ترغب في محاولة النظر إلى الوراء في الوقت المناسب: لقد توصل آيفي لي، مؤسس العلاقات العامة الحديثة، إلى طريقة إنتاجية جيدة جدًا لدرجة أنها تعيش لمدة 100 عام، ولا تزال تحمل اسمه. وإليك كيفية تجربتها.
ما هي طريقة آيفي لي؟
حلمي في الحياة هو أن أفعل شيئًا فريدًا ورائعًا للغاية بحيث يرتبط اسمي به إلى الأبد؛ لكن أهدافي قصيرة المدى تتضمن مجرد إنجاز مهامي الأساسية كل يوم. تمكنت آيفي لي العجوز الطيبة بطريقة أو بأخرى من القيام بكلا هذين الأمرين. لقد توصل إلى طريقته الإنتاجية في محاولة لمساعدة الشركات الكبرى في العشرينيات من القرن الماضي على إنجاز المزيد. الأمر كله يتعلق بإنشاء قوائم مهام يمكن التحكم فيها وذات أولوية والالتزام بها حتى تكتمل.
كيف تستخدم طريقة آيفي لي؟
الطريقة نفسها بسيطة. في نهاية كل يوم عمل، اكتب ست مهام عليك إكمالها غدًا. (إذا كان يوم الجمعة، فاكتب ما عليك القيام به يوم الاثنين. لا تنس ذلك إن أخذ فترات راحة خلال عطلة نهاية الأسبوع أمر مهم للإنتاجيةأيضًا.) لا تكتب أكثر من ستة. الهدف هنا هو أن تكون القائمة قابلة للإدارة، وليست بلا نهاية. بعد ذلك، قم بإعطاء الأولوية لهم. يمكنك القيام بذلك بالطريقة التي تراها مناسبة، ولكن ضع في اعتبارك باستخدام طريقة مثل مصفوفة أيزنهاور لمعرفة المهام التي هي في الوقت المناسب والأكثر إلحاحا.
في اليوم التالي، حان الوقت للبدء في القائمة. ابدأ بالمهمة الأولى في الصباح، ثم تابعها حتى النهاية قبل الانتقال إلى المهمة الثانية. استمر في العمل حتى نهاية يوم العمل، مستفيدًا من قدرتك على العمل عمل عميق من خلال التركيز على مهمة أو مشروع واحد فقط في كل مرة. عندما ينتهي يومك، يجب نقل أي شيء غير مكتمل إلى قائمة الغد وإضافة مهام جديدة إليها حتى تصل إلى السادسة.
من خلال ترحيل المهام، فإنك تضمن إنجازها، ولكن من خلال إدراك أن لديك خيار ترحيلها على الإطلاق، فلن تشعر بالإرهاق. ومع ذلك، حاول أن تجعل المهام تفصيلية قدر الإمكان. بدلاً من كتابة “تقرير نهاية الربع” كعنصر واحد في القائمة، قم بتقسيمه إلى أجزاء. إذا كان سحب البيانات وتحليلها هو خطوة لكتابة التقرير، فاجعلها مهمة واحدة. إذا كان إدخالها في عرض تقديمي أمرًا آخر، فهذه مهمة أيضًا.
يمكنك القيام بذلك في مخططأو مذكرة رقمية، أو حتى التقويم الخاص بك، ولكن العناصر الأكثر أهمية هي الحفاظ على هذا العدد المنخفض من المهام، وتحديد أولوياتها، وعدم التخلي عنها إذا كانت غير مكتملة. تأكد من إعطاء الأولوية لكل ما تقوم بترحيله إلى اليوم التالي فوق أي مهام جديدة، حتى يتم إنجاز كل شيء.
