إنه عام جديد، وإذا كنت لا تزال تتعامل مع صندوق بريد وارد مليء برسائل البريد الإلكتروني من عام 2019، فإليك ثلاث نصائح لمساعدتك في التعامل مع البريد الإلكتروني بشكل أفضل في عام 2020.

أولاً، خذ أي رسالة بريد إلكتروني يزيد طولها عن ثلاث جمل وانظر ما إذا كان بإمكانك جعلها أقصر. مثل Lifehacker نيك دوغلاس يشرح في منشوره كيفية كتابة بريد إلكتروني مثالي:

قم بمراجعة رسالتك وقم بإزالة كل المرجع الذاتي والتخمين الثاني والتكرار. مرة أخرى، ليست مشكلة أنك كتبت كل ذلك. إنها مشكلة فقط إذا لم تقم بتحريرها. إنها تشبه أداة تحرير أساسية أخرى: احذف الفقرة الأولى، التي ربما قضيتها في عملية الإحماء. حذف الفقرة الأخيرة، التي كانت مكررة أو مبالغ فيها. توفير الوقت والطاقة للقراء.

كيفية صياغة بريد إلكتروني مثالي

اقرأ أكثر

أثناء قيامك بتجريد كل تلك المرجعية الذاتية والتخمين الثاني، تحقق لمعرفة ما إذا كان من الممكن استبدال أي من العبارات الموجودة في بريدك الإلكتروني ببدائل أقوى وأكثر وضوحًا. استخدم داني دونوفان البريد الإلكتروني مثل بوس رسم بياني قابل للطباعة للإلهام – فبدلاً من كتابة “آسف على التأخير”، على سبيل المثال، يمكنك كتابة “شكرًا على سعة صدرك”.

ربما تم حذف التغريدة

قامت دونوفان، وهي فنانة هزلية تركز أعمالها على اضطراب فرط الحركة ونقص الانتباه، بإنشاء الدليل كوسيلة لمساعدة نفسها والآخرين:

لدي عادة سيئة تتمثل في الإفراط في استخدام علامات التعجب والرموز التعبيرية والمؤهلات مثل “فقط” و”ربما” لكي أبدو ودودًا للغاية وغير مهدد في رسائل البريد الإلكتروني. (“فقط أتساءل / فقط أؤكد / أتحقق فقط / فقط أتأكد / أردت فقط أن أخبرك بذلك”)

إحدى نصائح Donovan الأخرى للبريد الإلكتروني هي التوقف عن المثابرة على مسودات البريد الإلكتروني وتحويل رسائل البريد الإلكتروني الطويلة والمتعددة المراجعات إلى محادثات فعلية (يفضل أن يكون ذلك قبل قضاء ساعة في إعادة مراجعتها). بينما نعلم جميعًا أن بعض رسائل البريد الإلكتروني تحتاج إلى أن تظل رسائل بريد إلكتروني حتى تتمكن من الاحتفاظ بسجل للاتصالات، إلا أن هناك أيضًا فائدة لما يسميه نيك دوغلاس “قاعدة الثلاث دقائق”:

إذا كنت تواجه مشكلة في كتابة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها، فإليك خدعة بسيطة: اضبط مؤقتًا لمدة ثلاث دقائق. اكتب الآن هذا البريد الإلكتروني بالكامل قبل نفاد الوقت.

قبل أن تبدأ في إرسال بريد إلكتروني، قم بتعيين مؤقت

اقرأ أكثر

مرة أخرى، هذا لن ينجح الجميع الحالات، ولكن من المفترض أن يساعدك ذلك على مسح الكثير مما يوجد في صندوق الوارد الخاص بك.

لذا. ثلاث دقائق وثلاث جمل وأقل قدر ممكن من التخمين. استخدم هذه النصائح الثلاث لمساعدتك على تحسين بريدك الإلكتروني لعام 2020، والرد بسرعة على جميع الرسائل التي تراكمت في الوقت الذي استغرقته لقراءة هذه المقالة.