إن إدارة البريد الوارد الخاص بك هي مهمة لا تنتهي أبدًا، ولهذا السبب يجب علينا تبسيطها قدر الإمكان: وإحدى الطرق للقيام بذلك هي الاعتماد على العناصر الأربعة، أو الطريقة رباعية الأبعاد. من السهل أن تتذكر و سهل التنفيذ، مما يجعله مفيدًا لأي شخص لديه كومة من رسائل البريد الإلكتروني للتعامل معها يوميًا. وإليك كيفية متابعته.
ما هي الطريقة رباعية الأبعاد لإدارة البريد الوارد؟
لقد كانت هذه الطريقة لإدارة البريد الوارد الفائض موجودة منذ فترة طويلة وتعتمد على اتخاذ قرارات سريعة لمساعدتك في التخلص من كل ذلك بسهولة. على سبيل المثال، حلول التحميل الزائد للبريد الإلكتروني، أحد موردي الكتب الإلكترونية حول موضوع إدارة البريد الوارد، يوصي به منذ عام 2014 على الأقل. لقد تم اختباره عبر الزمن، ولكنه يعمل – ولكن فقط إذا كنت تحصل حقًا على ما يفترض أن تفعله.
من الواضح أن 4D يرمز إلى أربعة حرف “D”:
داحذف البريد الإلكتروني
دo ماذا يقول البريد الإلكتروني
دأناقة ما يريد البريد الإلكتروني منك أن تفعل
دبعد ذلك
أنصار الأسلوب مثل ألكسندرا برزيسكايقول مدير تطوير الأعمال في XTRF Translation Management System، إن هذا الأمر ينجح طالما أنك تلتزم به. وإليك كيفية وضعها موضع التنفيذ.
كيفية استخدام الطريقة رباعية الأبعاد لإدارة البريد الوارد
4D يشبه قاعدة اللمسة الواحدة. في الواقع، إنها تعتمد عليه، لكنها تأخذه خطوة أبعد. عند استخدام قاعدة اللمسة الواحدة، يمكنك اتخاذ قرار بشأن البريد الإلكتروني بمجرد فتحه. لكي تنجح هذه التقنيات، عليك أن تكون منفتحًا كل البريد الإلكتروني، أو على الأقل النظر إليه وتحديد ما إذا كان يستحق فتحه من خلال سطر الموضوع. لذا، أول الأشياء أولاً، ستحتاج إلى تخصيص وقت كل يوم لفرز جميع اتصالاتك. استخدم التوقيت الزمني لحجز وقت كل صباح، على سبيل المثال، لإنجاز ذلك.
عندما يحين وقت مراجعة رسائلك كل يوم، ابدأ في الاختيار بشأن كل واحدة منها، بالرجوع إلى الخيارات الأربعة المذكورة أعلاه. إذا كانت غير ذات صلة، أو غير مرغوب فيها، أو لن تتطلب متابعة على الإطلاق، فاحذفها. إذا كان الأمر يتطلب مهمة قابلة للتنفيذ في الوقت الحالي، فأنت مسؤول، و/أو أنها عاجلة جدًا، فقط قم بذلك. إذا كانت مهمة أقل إلحاحًا لشخص آخر في قسمك أو يمكن لشخص آخر التعامل معها دون تحميله فوق طاقته، فقم بتفويضها وإعادة توجيهها بطريقته الخاصة. إذا كان من الممكن أو ينبغي التعامل معه في المستقبل القريب ولكنه لا يتطلب إجراءً فوريًا، فقم بتأجيله عن طريق أرشفته أو وضعه في مجلد أو تمييزه بنجمة.
عند الانتهاء من ذلك، قم بالرجوع مرة أخرى وقم بأرشفة أو حذف أي شيء تم إنجازه أو تفويضه، مما يؤدي إلى مسح صندوق الوارد الخاص بك للموجة التالية من الرسائل. تتمثل فائدة استخدام هذه الطريقة في أنها تجعل اتخاذ القرار بسيطًا وسريعًا وقابلاً للتنفيذ، بالإضافة إلى إبقاء بريدك الوارد منخفضًا أو قريبًا من الصفر. تؤدي إزالة الاختيارات غير الضرورية أو المماطلة إلى تبسيط العملية وتبقيك تتحرك بواحدة من أربع طرق فقط، مما يضمن إنجاز كل شيء أو إزالته من طبقك.
