إذا سبق لك أن سمعت كلمة “كانبان”، فمن المحتمل أنك تتذكرها، حيث إن قولها أمر ممتع بلا شك. لقد تبين أن “كانبان” أكثر من مجرد كلمة ممتعة – إنها نظام لجدولة المهام بطريقة مثمرة للغاية. إنها طريقة مرئية لتحديد ما عليك القيام به، وما يجب على فريقك القيام به، وما تحتاج مؤسستك إلى القيام به للوصول إلى الأهداف. يمكن أن يصبح الأمر ضارًا جدًا، ولكن يمكنك القيام بذلك بنفسك تمامًا على نطاق أصغر لتحقيق أقصى قدر من سير العمل والإنتاجية لديك.

ما هو كل شيء عن كانبان؟

تم تطوير نظام كانبان بواسطة مهندس صناعي في شركة تويوتا. تُترجم الكلمة نفسها من اليابانية لتعني “لوحة إعلانية” أو “لوحة إعلانية” ويستخدم الكثير من محبي كانبان الألواح البيضاء لعرض لوحات كانبان الخاصة بهم.

فكرة المنهجية هي أنه لإنجاز الأمور، عليك أن تعرف موقعك في المشروع في أي وقت. في لوحة كانبان الخاصة بك، سيكون لديك ثلاثة أعمدة: واحد للعمل الذي لم يبدأ، والآخر للعمل قيد التقدم، والآخر للعمل المكتمل. يمكنك تسمية هذه “المهام” و”العمل” و”تم”.

عندما تستخدم هذا النظام، تبدأ جميع المهام على الجانب الأيسر من اللوحة وتنتقل عبرها، مما يمنحك تمثيلاً مرئيًا لمكان وجود كل شيء. بالإضافة إلى القليل من الثقة التي تحصل عليها عندما ترى المهام في عمود “تم”، يمكن أن يساعدك ذلك في معرفة المدة التي تستغرقها عمليات معينة. ضع في اعتبارك كتابة تاريخ كل نقلة من عمود إلى آخر كلما قمت بنقل شيء ما إلى أي من الثلاثة.

كيفية صنع لوحة كانبان

لديك بعض الخيارات عندما تحاول إجراء كانبان: يمكنك إنشاء ورقة Excel فائقة البساطة مع اسم المشروع في الأعلى وثلاثة أعمدة للمهام التي يجب القيام بها، والقيام بها، وتنفيذها. اترك لنفسك مساحة لتدوين ملاحظات حول حالات التعطيل أو المتطلبات الخاصة أو أي شيء آخر ذي صلة بالمنافسة في مهمة معينة. يمكنك أيضًا استخدام برامج كانبان المعدة مسبقًا من شركات إنتاجية مثل أسانا و تريلو، والتي تسمح لك بإضافة الملاحظات والملفات والمعلومات المهمة الأخرى، بالإضافة إلى المزامنة مع فريقك بحيث يكون الجميع في نفس الصفحة.

عادة، يستخدم الأشخاص السبورات البيضاء لهذا الغرض ويكتبون مهامهم على ملاحظات لاصقة، مما يسهل نقلها من عمود إلى آخر. مثل مخطط ميزان الحرارة، يتم عرض هذا في مكان ما في المكتب ويمكنك نقل الملاحظات اللاصقة التي تتوافق مع مسؤولياتك أثناء سير عملك. إذا كنت تقوم فقط بمشروعك الخاص، وليس فريقًا، فيمكنك استخدام سبورة بيضاء صغيرة، مثل هذه (5.49 دولارًا)، واحتفظ به على مكتبك.

أو يمكنك فقط الالتزام الكامل بهذه الطريقة والحصول على لوحة كانبان فعلية معدة مسبقًا. هذا واحد منpmxboard (98 دولارًا) يأتي مع عمود إضافي لـ “المتراكمة” أو المهام الأقدم المحددة مسبقًا والتي لا يلزم القيام بها بعد، بالإضافة إلى أربعة أقلام تحديد وممحاة ومجموعة أدوات تثبيت. جرب هذا لوحة بسيطة قابلة للطي من Kling Magnets (24.95 دولارًا)، والذي يحتوي على مغناطيس للمسح الجاف يمكنك استخدامه بدلاً من الملاحظات اللاصقة.