تعد إدارة البريد الوارد، مثلها مثل أشياء أخرى كثيرة، شرًا لا بد منه في حياتنا اليومية. على هذا النحو، من الأفضل التعامل مع الأمر باستخدام نظام صارم. كما هو الحال مع أشياء أخرى كثيرة، فإن العثور على النظام المناسب يستغرق وقتًا طويلاً ويضيف طبقة جديدة من الضغط على المهمة المزعجة بالفعل. إليك نظامًا بسيطًا، ولا يستغرق الكثير من الوقت لبدء استخدامه، ويمكن أن يساعدك بالفعل في تجاوز الرسائل غير المقروءة دون إرباكك. يطلق عليه “الأمس”.

ما هو نظام إدارة البريد الوارد الخاص بـ Yesterbox؟

هذه التقنية – واسمها المضحك – كلاهما يأتي من الرئيس التنفيذي الراحل لشركة Zappos توني هسيه، الذي وصف Yesterbox بأنه وسيلة “للتخفيف من ذنب البريد الإلكتروني”. المفهوم بسيط: اليوم، أنت تتعامل فقط مع الأمس رسائل البريد الإلكتروني.

وأوضح هسيه أن “البريد الوارد الصفري” ليس هدفًا بعيد المنال فحسب، بل هو هدف شبه مستحيل؛ بمجرد البدء في الرد على رسائل البريد الإلكتروني، تصل الردود. البريد الإلكتروني بطبيعته هو شكل من أشكال المراسلات، مما يعني أنك تقوم بالإرسال و الاستلام – ولكي يكون فعالا، يجب أن يكون مستمرا.

لكن المشكلة هي أنك لا تعرف عدد رسائل البريد الإلكتروني التي ستتلقاها اليوم. الرقم الحقيقي الوحيد الذي يمكنك الاعتماد عليه هو عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها أمس، لذا فإن هذا هو المكان الذي يجب أن يكون تركيزك فيه إذا كنت تريد منع نفسك من الانشغال في الاتصالات المباشرة ذهابًا وإيابًا.

كيفية استخدام يستر بوكس

ابدأ باختيار وقت للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني كل يوم. من الناحية المثالية، يجب أن يكون هذا في الصباح، لذلك لا شيء عاجل للغاية من الأمس يفلت من الشقوق. حاول استخدام timeboxing لجدولة يومك وتخصيص وقت مخصص – نصف ساعة أو نحو ذلك، اعتمادًا على حجم رسائل البريد الإلكتروني القابلة للتنفيذ التي تتلقاها عادةً وحجم عملك الذي يتم إنجازه فعليًا من خلالها – لإدارة البريد الإلكتروني كل صباح. كان هسيه من دعاة تخصيص ثلاث ساعات لهذه المهمة، لكنه كان الرئيس التنفيذي لشركة عملاقة، لذا كن واقعيًا بشأن المدة التي سيستغرقها الأمر فعليًا.

استخدم هذا الوقت للنظر فقط في رسائل البريد الإلكتروني التي تلقيتها في اليوم السابق والرد عليها. بعد ذلك، قم بتصفية رسائل البريد الإلكتروني من اليوم السابق والتي ستتطلب المزيد من الجهد منك، سواء كان ذلك ردًا مطولًا أو تضمين مرفقات. يمكنك تمييزها بنجمة أو نقلها إلى مجلد، ولكن ركز أولاً على تلك التي تتطلب استجابات بسيطة – أو لا تتطلب أي استجابة على الإطلاق. قم بمراجعة كل منها قبل العودة إلى تلك التي ستتطلب بعض الجهد الحقيقي. وبمجرد الانتهاء من ذلك، لا تنظر مرة أخرى حتى صباح اليوم التالي.

يؤدي هذا إلى إنشاء قائمة مهام محدودة لا تستمر طوال اليوم. ومن خلال الاطلاع على رسائل البريد الإلكتروني السابقة لكل يوم بشكل منهجي، فلن تفوت أيًا منها أيضًا. يجب أن يكون الاستثناء الحقيقي الوحيد لهذه القاعدة هو رسائل البريد الإلكتروني العاجلة اليومية حول المهام التي تحدث في الوقت الحالي. إذا كنت تتوقع شيئًا من هذا القبيل، فأضف المرسل إلى قائمة أولوياتك للتأكد من حصولك على الإشعارات، وإذا أمكن، اطلب منه جعل سطر الموضوع شيئًا يسهل التعرف عليه. قاوم الرغبة في النظر إلى أي رسائل بريد إلكتروني تتعلق بأي شيء آخر غير القضايا العاجلة والملحة.